• Zelf activa doorboeken
  Menu - Beheer - Gebruikersbeheer - Gebruikersbeheer - dubbelklik op gebruiker - [Eigenschappen] - vinkje Accountant/controller
  Een gebruiker die zelf de activa wil doorboeken moet in het programma Gebruikersbeheer accountant/controller rechten hebben gekregen. Alleen gebruikers met dat recht kunnen een activum op akkoord zetten en de activa afschrijvingen doorboeken naar de financiële administratie.

• Wat wilt u doen?
  • Beschrijving van het scherm Activa raadplegen
  • Uitleg over activa raadplegen
  • Uitleg over basisinstellingen van het activa-register raadplegen
  • Ik wil een "gewoon" activum invoeren
  • Ik wil een nivo-activum invoeren
    Een nivo-activum is bedoeld om een tussentelling op rapporten te verkrijgen. Laat in het overzicht van activa bijvoorbeeld het nivo-activum "Totaal auto's" volgen op de ingevoerde bedrijfswagens, om op de activarapportage een tussentelling van de boekwaarde van uw wagenpark te verkrijgen.
  • Afwaarderen
    Voor het boeken van een afwaardering is het ook mogelijk om een negatief activum in te voeren. U dient daartoe een min-teken voor het aanschafbedrag te zetten.

• Voer een zoekterm in [F4]
  U kunt hier zoeken in alle kolommen die u op het scherm ziet.
  Type uw zoekterm in en toets [Enter].
  Alleen de regels waarin uw zoekterm voorkomt worden nu getoond.
  Om alle regels te tonen maakt u het invoervak leeg en toetst u [Enter].

  ---

• Overzicht van activa
  Hier wordt een overzicht van de activa in uw administratie getoond. Klik op de kolomkoppen om de volgorde van het overzicht op de gekozen kolom te zetten. Standaard staat het overzicht op volgorde van Aanschafdatum.
  De kleuren van de velden en/of de regel geven de status van het activum aan. Zie voor de betekenis van de kleuren de legenda onderin het scherm.
  
  • Nummer, Zoeksleutel, Omschrijving en Aanschaf waarde
    Dit zijn de waardes die bij het invoeren van het activum zijn vastgelegd. U kunt ze gebruiken om snel het gewenste activum te identificeren.
  • Aanschaf en Afschr t/m
    De datum van aanschaf is vastgelegd bij het invoeren van het activum. De datum van de laatste afschrijving wordt bepaald door het aantal loopjaren en de gekozen afschrijvingstermijn.
  • Akkoord
    Alleen gebruikers met Accountants/controller rechten kunnen Activa akkoord geven
    Een activum kan op "Akkoord: Nee" worden gezet bij het invoeren van het activum. Hiermee wordt voorkomen dat er direct activaboekingen naar de financiële administratie worden doorgeboekt voor dit activum.
    
    Bij een nieuw handmatig ingevoerd activum staat deze optie standaard aangevinkt.
    Bij een nieuw automatisch ingevoerd activum (vanuit een boekingsregel) staat deze optie uitgevinkt.
    
    Vink deze optie aan om activumboekingen bij het activum te genereren. De boekingen zijn zichtbaar in het scherm Activumboekingen. Als er Activumboekingen aanwezig zijn, dan kunnen deze worden doorgeboekt.
    Vink deze optie uit om het activum niet door te boeken. Er worden geen regels getoond op het tabblad Activumboekingen. Als het activum nog gecontroleerd of aangevuld moet worden, dan kunt u de optie uitgevinkt laten staan.
  • Gecontroleerd
    De kolom Gecontroleerd geeft in tekst [ja/nee] en kleur [groen/rood] aan of de accountant het activum wel/niet gecontroleerd heeft. Standaard staat dit veld op [Gecontroleerd: Nee].
    Gebruikers met "accountant/controller" rechten kunnen een activum op [Gecontroleerd: Ja] zetten
  • Nivo
    Met behulp van de nivocode is het mogelijk om (sub)totalen in de overzichten van activa aan te brengen. Elke regel met een code nivotelling hoger dan nul is een nivorekening, hetgeen met zich meebrengt dat de regel niet gebruikt kan worden voor de registratie van een activum. De bedragen die op overzichten bij de nivorekeningen afgedrukt worden, zijn afkomstig van activa met een lager nummer en een lagere nivocode. Ze zijn opgebouwd uit de totalen van de activa met nivocode 0 en worden getotaliseerd weergegeven bij activa met een nivocode hoger dan nul (1 t/m 9).

Knoppen

• [Nieuw]
  Druk op [Nieuw] of toets [Ctrl+N] om een nieuw activum in te voeren. Er verschijnt een venster waarin u alle gegevens van een activum kunt vastleggen.
• [Aanpassen]
  Druk op [Aanpassen] of toets [Alt+A] om een bestaand activum te raadplegen of te bewerken. Er verschijnt een venster waarin u alle gegevens van het activum kunt raadplegen en bewerken.
• [Verdeling]
  Deze knop is uitgeschakeld als het activum een nivo instelling heeft.  
  Druk op [Verdeling] of toets [Ctrl+V] om de verdeling van het aanschafbedrag te raadplegen of wijzigen. De afschrijfmethode van het activum bepaalt of  het aanschafbedrag verdeeld wordt in percentages of  bedragen over de looptijd van het activum.
• [Verwijderen]
  Druk op [Verwijderen] of toets [Ctrl+D] om het geselecteerde activum te verwijderen. Dat kan alleen met activa waarvan nog geen regels zijn doorgeboekt naar de financiële administratie of activa die volledig zijn afgeschreven.
• [Dossier]
  Met het digitaal dossier kunnen aan een activum een of meer documenten worden toegevoegd. De documenten (denk aan digitale afbeelding, bonnetje van aanschaf, garantiebewijs) kunnen altijd worden opgeroepen en getoond of afgedrukt worden.
• [Toon afschrijvingen]
  Druk op [Toon afschrijvingen] of toets [Ctrl+B] om de volledige afschrijvingsstaat van het activum te tonen. Zichtbaar is welke afschrijvingsregels zijn doorgeboekt naar de financiële administratie en in welk jaar, periode, dagboek en regel dat gebeurt is.
• [Toon aanschafboeking]
  Druk op [Toon aanschafboeking] of toets [Ctrl+T] om direct het Boekingsprogramma te starten met de aanschafboeking van dit activum.
• [Doorboeken]
  Druk op [Doorboeken] of toets [F9] om afschrijvingsregels van het activum door te boeken naar de financiële administratie. Van de afschrijvingsregels worden journaalposten aangemaakt, die in het grootboek automatisch worden bijgewerkt.
• [Sluiten]
  Druk op [Sluiten] of toets [Esc] om het Activa-register af te sluiten. U keert terug naar het Dashboard.

• Legenda / Status van de regels
  Raadpleeg de legenda onderin het scherm voor de verklaring van de kleuren in de regels op het scherm.

• Elke onderneming beschikt over activa, waartoe o.a. auto's, inventaris en gebouwen gerekend mogen worden.
• In het Activa-register van uw administratie kunt u de activa invoeren, zodat KING Finance de termijnboekingen kan aanmaken en automatisch in de financiële administratie kan boeken.

• Basisgegevens
  De basisinstellingen activa dient u in te voeren en vast te leggen, voordat u activa kunt invoeren.
  • Toelichting datum ingebruikname activa-register
    Van ieder ingevoerd activum wordt een volledige afschrijvingsstaat gemaakt, zodat u altijd kunt zien wat de boekwaarde op een bepaald moment is. Als de aanschaf van een activum ligt voor de "datum ingebruikname activa-register", dan kunnen de afschrijvingsregels van voor de "datum ingebruikname activa-register" niet meer worden doorgeboekt. De journaalposten hiervan moeten al in het grootboek (van uw oude pakket of van iMUIS) zijn verwerkt. Alleen de afschrijvingsregels van na het in gebruik nemen van het activa-register kunnen worden doorgeboekt naar de financiële administratie.
• Koppeling met grootboekrekening
  
  In de tabel Grootboek kunt u kenmerken instellen voor de grootboekrekening ten behoeve van het Activa-register, bijvoorbeeld of het een aanschafrekening betreft. Indien ja, dan kunt u ook de balans-, winst- en verliesrekening opgeven voor afschrijvingsboekingen. Ook de afschrijvingsmethode, activa termijn en looptijd kunnen bij de grootboekrekening worden vastgelegd.
  • Voorbeeld van gebruik
    U heeft een computer aangeschaft en de grootboekrekening 200 "aanschaf computer" ingesteld als aanschafrekening ten behoeve van het Activa-register in de tabel Grootboek.

    Bij het boeken van de inkoopfactuur via Boekingsprogramma (inkoopdagboek), heeft u de mogelijkheid direct het programma Activa-register invoeren op te starten en het activum (computer) vast te leggen.

    In het programma Activa-register invoeren worden de gekoppelde gegevens uit de tabel Grootboek overgenomen, zoals de aanschafrekening, balans-, winst- en verliesrekening ten behoeve van de afschrijvingsboekingen, de afschrijvingsmethode, activa termijn en looptijd van het activum.

    Let op: De overgenomen gegevens kunnen nog aangepast worden tijdens het invoeren in het programma Activa-register invoeren.