• Alle grootboekrekeningen krijgen een uniek nummer waarin geen spaties, leestekens en/of letters voor mogen komen.
• Laagste en hoogste grootboeknummer
  De grenzen van de beschikbare grootboeknummers worden per administratie vastgelegd in de tabel Basis financieel.

• Zoeksleutel
  De zoeksleutel is een verkorte naam van een rekening, die in het boekingsprogramma en andere programma's gebruikt kan worden om een grootboekrekening, waarvan het nummer onbekend is, op te zoeken.
• Elke zoeksleutel moet uniek zijn en kan het snelst teruggevonden worden als het kernwoord vooraan staat. Wilt u bijvoorbeeld de rekeningen "Inventaris" en "Afschrijving inventaris" bij elkaar houden, dan zouden de respectievelijke zoeksleutels "INVENT" en "INVENT AFS" kunnen zijn.
• Omschrijving
  De omschrijving van een rekening mag bestaan uit cijfers, letters en leestekens en heeft een maximale lengte van 40 posities. De omschrijving die u hier invoert, kan worden afgedrukt op diverse rapporten.

• Als in dit veld een waarde groter dan 0 wordt ingevoerd, dan worden de velden die niet van belang zijn voor een nivorekening ontoegankelijk
• Met behulp van de nivocode is het mogelijk om (sub)totalen in het rekeningschema aan te brengen. Deze (sub) totalen worden gebruikt en getoond in grootboek informatie schermen en op grootboek rapporten als (sub) totaal regels.
• Elke rekening met een nivo hoger dan nul is een nivorekening. Op een nivorekening kan niet geboekt worden.
• De bedragen die op rapporten en overzichten bij de nivorekeningen afgedrukt worden, zijn afkomstig van de grootboekrekeningnummers met een lager nummer en een lagere nivocode. Ze zijn opgebouwd uit de totalen van de grootboekrekeningen met nivocode 0 en worden getotaliseerd weergegeven bij rekeningen met een nivocode hoger dan nul (1 t/m 9). Ter verduidelijking kunt u onderstaand voorbeeld raadplegen.

• Uitgangspunt is het hieronder getoonde (deel van een) rekeningschema:
  
  

Rek.nr	Rek.naam	Nivo	Saldo
4500	Brandstof auto's	0	1.000,00
4510	Verz.premies auto's	0	5.300,00
4520	Wegenbelasting	0	2.500,00
4530	Reparatie auto's	0	900,00
4599	TOT. AUTOKST	1	9.700,00
4600	Telefoonkosten	0	1.500,00
4610	Abonnementskosten	0	800,00
4620	Portikosten	0	600,00
4630	Vakliteratuur	0	400,00
4699	TOT. KANTOORKST	1	3.300,00
4999	TOTAAL KOSTEN	2	13.000,00

• Op grootboekrekeningen met nivo 0 kan geboekt worden.
• In het bovenstaande voorbeeld zijn dat de rekeningen 4500 tot en met 4530 en 4600 tot en met 4630.
• Voorbeeld Totaal Autokosten
  Indien u het totaal van de geboekte autokosten wilt weten, met andere woorden het totaal van de saldi op de grootboekrekeningen 4500 tot en met 4530, dan maakt u een rekening aan met een code nivotelling 1. In dit voorbeeld is dit rekening 4599. Zodra u een proef- en saldibalans gaat afdrukken wordt rekening 4599 afgedrukt met een saldo van EUR 9.700,00. Dit saldo is een automatische optelling van de saldi op de rekeningen 4500 tot en met 4530.
• Voorbeeld Totaal Kantoorkosten
  Hetzelfde ziet u ook bij de rekening 4699 kantoorkosten, namelijk de automatische optelling van de rekeningen 4600 tot en met 4630. Voor de bepaling van het saldo op grootboekrekening 4699 telt KING Finance terug tot de vorige rekening met een code nivotelling 1, hetgeen in dit voorbeeld rekening 4599 is.
• Voorbeeld Totaal Kosten
  Wilt u weten wat het saldo van de autokosten en de kantoorkosten tezamen is, dan maakt u een rekening aan met een code nivotelling 2. In dit voorbeeld is dit grootboekrekening 4999 TOTAAL KOSTEN. KING Finance telt dan terug tot de vorige grootboekrekening met code nivotelling 2. Aangezien u eenzelfde code nivotelling (bijvoorbeeld: 1) verscheidene keren kunt gebruiken, heeft u binnen het rekeningschema de mogelijkheid om op uitgebreide schaal (sub)totalen aan te brengen.
• Voorbeeld van foutieve indeling
  1000 - 0
  1001 - 0
  1002 - 0
  1099 - 1
  1100 - 0
  1101 - 0
  1102 - 1
  1109 - 0 <<< FOUT
  1199 - 2
• Er mag tussen een nivo 1 en een nivo 2 geen nivo 0 staan (of tussen nivo 2 en nivo 3 mag geen nivo 1 of nivo 0 staan, of tussen nivo 3 en nivo 4 mag geen nivo 2, 1 of 0 staan, etc.).
• De reden is dat een nivo 2 alleen de bovenliggende nivo's 1 telt (en een nivo 3 alleen de bovenliggende nivo's 2 etc.). Als er een nivo 0 tussen staat, dan zal die niet meegeteld worden en kloppen de totalen niet meer.
  

• De code die u aan een grootboekrekening koppelt, bepaalt hoe de rekening verwerkt gaat worden bij het samenstellen van overzichten. Grootboekrekeningen met een code Activa of Passiva behoren tot de categorie balansrekeningen en grootboekrekeningen met een code Baten of Lasten maken deel uit van de verlies- en winstrekeningen. Het resultaat binnen een administratie wordt berekend door de saldi van alle grootboekrekeningen met een code B of L bij elkaar op te tellen, waarna per saldo een winst of verlies resteert.
• Bij gebruik van verslagleggingsrekeningen moeten de codes van het grootboek en de verslagleggingsrekening gelijk zijn. De saldi op grootboekrekeningen met een code Activa of Passiva worden bij de jaaraansluiting automatisch overgezet naar de beginbalans van het volgende jaar. Het is niet mogelijk de codes A en P om te zetten naar de codes B en L (en vice versa) als er boekingen aan de grootboekrekening verbonden zijn. Ga daarom heel zorgvuldig te werk bij het toekennen van de codes.
• Het wijzigen van APBL
  Het wijzigen van de APBL-code van AP -> BL of BL -> AP mag onder de volgende voorwaarde:
  indien er alleen boekingen voor de grootboekrekening in het huidige boekjaar zitten in periode 1 t/m 14. Dus niet in periode 0
• Bij eventuele koppelingen naar andere tabellen wordt WEL ALTIJD gecontroleerd of er gewijzigd mag worden. Eventuele boekingen in een ander boekjaar eerst verwijderen alvorens de code omgezet kan worden.

Er kunnen bepaalde grootboekrekeningen in uw rekeningschema voorkomen waarop - in normale situaties - alleen debet- of alleen creditmutaties geboekt worden. Deze grootboekrekeningen kunnen in dat geval een code Debet of Credit meekrijgen, wat er toe zal leiden dat er in het boekingsprogramma een waarschuwing volgt als u een dergelijke rekening tegengesteld boekt in de kolom Boekbedrag. De boeking wordt echter niet geweigerd. Als de bedragen van een grootboekrekening zowel aan de debet- als aan de creditzijde geboekt worden, hoeft u hier geen voorkeur op te geven.

Debet/credit kolom automatisch overslaan in het boekingsprogramma
In de boekingsregel wordt de kolom Debet of de kolom Credit automatisch overgeslagen als u boekt op een grootboekrekening met debet/credit signalering. Deze functionaliteit kunt u in- en uitschakelen in de Basisinstellingen van de administratie.

• Voorbeeld
  Voor grootboekrekeningen met een debet signalering worden automatisch de creditkolommen voor bedragen en voor aantallen overgeslagen.
  Voor grootboekrekeningen met een credit signalering worden automatisch de debetkolommen voor bedragen en voor aantallen overgeslagen.

• Geef in dit veld een bedrag op. Als u in het boekingsprogramma boven dit bedrag boekt op deze grootboekrekening , dan zal KING Finance daarvan een melding geven. Een voorbeeld van gebruik kan zijn om een waarschuwing te krijgen bij investeringen groter dan EUR 450. U kunt dan op dat moment besluiten om de investering als activum in te voeren.

Alle ingevoerde boekingen/journaalposten worden in KING Finance onverdicht opgeslagen. Met een verdichtingscode kunt u aangeven of alle boekingen op grootboekrekening of op rapporten/overzichten verdicht afgedrukt moeten worden. Anders gezegd: Door middel van een verdichtingcode kunt u aangeven dat u de boekingen van de betreffende grootboekrekening gesaldeerd afgedrukt wilt hebben op de historische rapporten.

Dit is bijvoorbeeld handig bij financiële rekeningen als de diverse bankrekeningen. Aangezien elke journaalpost in een financieel dagboek (bijvoorbeeld ABN-AMRO) een boeking op de grootboekrekening van de betreffende bank tot gevolg heeft, zal er een enorme lijst met boekingen afgedrukt worden, waar u in feite niets aan heeft. Met de verdichtingcode kunt u deze mutaties onderbrengen in saldi. Er zijn verschillende nivo's voor het verdichten van de mutaties. Dit zijn:

• Boekstuk
  Alle mutaties die u boekt op een grootboekrekening met hetzelfde boekstuk worden getotaliseerd per boekstuk getoond.
  Voorbeeld verdichten op boekstuk
  Alle mutaties van de bank kunnen per boekstuk gesorteerd worden in de historische mutaties. Alle bankmutaties worden zo overzichtelijk gepresenteerd.
• Dagboek
  Alle mutaties in verschillende dagboeken op eenzelfde grootboekrekening worden getotaliseerd per dagboeknummer getoond.
  Voorbeeld verdichten op dagboek
  Alle afschrijvingen in het dagboek 'afschrijvingen' worden getotaliseerd per dagboeknummer. Alle afschrijvingen van stoelen in het kantoor, welke op dezelfde grootboekrekening worden afgeboekt, worden nu in één regel weergegeven in de historische mutaties.
• Periode
  Alle mutaties op een grootboekrekening worden getotaliseerd per periode nummer getoond.
  Voorbeeld verdichten op periode
  Een handige controlemiddel voor controle op een splitsingsrekening. Er kan per periode gecontroleerd worden of de splitsingrekening op 0 uitkomt.
• Leeg
  Indien leeg, dan worden alle boekingen op de betreffende grootboekrekening onverdicht afgedrukt.

 

Alle mutaties op een grootboekrekening worden getotaliseerd per periode nummer getoond.

Als u kiest voor een verdichtingmethode blijft de mogelijkheid om de historie van een grootboekrekening af te drukken aanwezig.

U kunt in dit veld aangeven of deze grootboekrekening een sluitrekening is.

Een sluitrekening is een verzamelrekening van alle boekingen die op een bepaalde groep worden geboekt.

Er zijn vijf soorten sluitrekeningen:

• Debiteur sluitrekening
  U kunt de sluitrekening voor debiteuren invoeren (bijvoorbeeld rekening 1300). U kunt niet rechtstreeks op deze rekening boeken, want alle boekingen lopen via de debiteur.
• Crediteur sluitrekening
  U kunt de sluitrekening voor crediteuren invoeren. (bijvoorbeeld rekening 1600). U kunt niet rechtstreeks op deze rekening boeken, want alle boekingen lopen via de crediteur.
• BTW sluitrekening
  U kunt de sluitrekening voor een BTW-code invoeren (bijvoorbeeld rekening 1502). Op een BTW-sluitrekening worden alle BTW bedragen geboekt van boekingsregels die dezelfde BTW-code hebben.
• Valuta sluitrekening
  U kunt de sluitrekening(en) voor de valuta invoeren. Het gaat in dit scherm om de velden Koersverschil opbrengstrekening en Koersverschil kostenrekening.
• Kredietbeperking sluitrekening
  U kunt de sluitrekening voor de kredietbeperking invoeren. Het gaat in dit scherm om het veld Rekening kredietbeperking.

• Binnen het boekingsprogramma kan gebruik worden gemaakt van maximaal 99 BTW-codes, waarvan de percentages en gekoppelde grootboekrekeningen vastgelegd zijn in de tabel "BTW". Aan de hand van een code wordt de BTW automatisch berekend en geboekt op de bijbehorende grootboekrekening.
• In deze kolom kan een voorkeurcode ingevoerd worden, die naar voren komt als de grootboekrekening in een boekingsregel ingevoerd wordt. Zo zal de rekening "Advertentiekosten" in bijna alle gevallen een laag BTW-percentage hebben en op grond daarvan in aanmerking komen voor een voorkeurcode. Indien er in incidentele gevallen een andere code van toepassing is, kan de voorkeurcode alsnog gewijzigd worden.
• Bij debiteur- en crediteurboekingen zal de BTW-code van de Debiteur- of crediteursluitrekening automatisch worden voorgesteld.

• De beoordelingscode die u hier invult zal in de boekingsregel worden voorgesteld wanneer u op deze grootboekrekening boekt. Als deze rekening in de boekingsregel de tegenrekening is, dan heeft deze beoordelingscode voorrang op de beoordelingscode van de grootboekrekening waarop geboekt wordt.
• Nieuwe beoordelingscodes kunt u aanmaken in de tabel Beoordelingscode

Dit veld is alleen beschikbaar indien in de tabel Valuta meer dan één valuta is ingevoerd

• Als u een valuta aan een grootboekrekening koppelt, zal de valuta automatisch voorgesteld worden in het Boekingsprogramma bij gebruik van deze grootboekrekening. Na invoer van het valutabedrag zal de valuta omgerekend worden naar de standaard valuta, die is vastgelegd in de tabel Basis Algemeen. U kunt de valuta nog wijzigen tijdens het boeken. U krijgt dan wel een waarschuwing te zien, dat de ingevoerde valuta afwijkt van de hier ingevoerd valuta.
• U hoeft in dit veld niet de standaard valuta invullen. Waar u tevens rekening mee dient te houden, is het feit dat vreemde valuta altijd gerelateerd zal blijven aan de standaard valuta. Wilt u bijvoorbeeld een bedrag in Japanse Yens overboeken naar Amerikaanse Dollars, terwijl de standaard valuta Euro's is, dan zal dit in twee fases gedaan moeten worden. Eerst boekt u de Japanse yen (via een tussenrekening) naar de standaard valuta (EUR) en daarna boekt u ze op de volgende boekingsregel over naar Amerikaanse dollars (dezelfde tussenrekening).
• Grootboekrekening als vaste tegenrekening van dagboek met valuta
  Als deze grootboekrekening als vaste tegenrekening gekoppeld is aan een dagboek, dan dient de valuta in dit veld gelijk te zijn aan de valuta van dat dagboek.
• Werken in de administratie met valuta
  >>> Stappenplan Werken met valuta

Dit veld is alleen beschikbaar indien in de tabel Valuta meer dan één valuta is ingevoerd

• Vink deze optie aan om de boekingen op deze grootboekrekening te kunnen herwaarderen.
  • U kunt alle boekingen, die in vreemde valuta ingevoerd zijn, om laten rekenen naar de huidige koersen, die in de tabel Valuta ingevoerd zijn. iMUIS zal de verschillen die ontstaan als gevolg van de herwaardering, wegschrijven naar de grootboekrekening Herwaardering. Desgewenst kunt u opbrengst en kosten per valuta op aparte grootboekrekeningen voor Herwaardering opbrengst en Herwaardering kosten laten wegschrijven. Deze grootboekrekeningen legt u vast bij de betreffende Valuta..
  • Let op: Reeds ingevoerde boekingsregels worden niet gewijzigd. Voor het verschil dat ontstaat door herwaarderen worden nieuwe boekingsregels aangemaakt.
• Vink deze optie uit als de boekingen op deze grootboekrekening niet geherwaardeerd hoeven te worden.

Of er in een administratie gebruik wordt gemaakt van verslaglegging wordt ingesteld via de basisinrichting, of via de tabel Basis financieel. Raadpleeg eventueel uw accountant / intermediair hierover. 

• Hier kunt u een verslagleggingrekening aan deze grootboekrekening koppelen. Dat is verplicht indien u gebruik maakt van verslaglegging.
• Verslaglegging
  De verslaglegging is een verlengstuk van de grootboekadministratie waarmee het mogelijk wordt financiële overzichten op een andere wijze te presenteren en groeperen. Als de verslaglegging geactiveerd is, bent u verplicht aan elke grootboekrekening een verslagleggingrekening te koppelen.
• Welke code (Activa, Passiva , Baten, Lasten) heeft u toegekend aan de grootboekrekening?
  Zoals bij de beschrijving van de kolom Activa/Passiva/Baten/Lasten reeds vermeld werd, heeft het toekennen van deze code invloed op de verwijzingen naar de tabel Verslaglegging. De verslagleggingsrekeningen hebben namelijk ook een kolom voor de codes A, P, B, en L (Activa/Passiva/Baten/Lasten). U kunt alleen een koppeling tussen een grootboekrekening en een verslagleggingsrekening tot stand brengen als beide rekeningen dezelfde code hebben. Aangezien u de codes voor balansrekeningen (A/P) niet meer kunt veranderen in codes voor verlies & winstrekeningen (B/L) en vice versa als er mutaties aan een grootboekrekening verbonden zijn, zult u zeer zorgvuldig te werk moeten gaan bij het toekennen van deze codes.

Of er in een administratie gebruik wordt gemaakt van verslaglegging wordt ingesteld via de basisinrichting, of via de tabel Basis financieel. Raadpleeg eventueel uw accountant / intermediair hierover.

• De toewijzing van een verslagleggingrekening aan een grootboekrekening kan afhankelijk zijn van het teken dat aan het saldo verbonden is. Staat er een positief saldo op de grootboekrekening, dan zou het bijvoorbeeld tot de vlottende activa gerekend moeten worden, terwijl het bij een negatief saldo in de categorie vlottende passiva valt. Aangezien het teken van het saldo niet altijd vooraf bepaald kan worden, heeft u de mogelijkheid een verslagleggingrekening bij tekenwissel op te geven. Als u bij de verslagleggingrekening een rekening met de code 'Passiva' ingevoerd heeft, kunt u in dit veld een verslagleggingrekening met de code 'Activa' invoeren en vice versa. De tweede rekening is alleen van toepassing op balansrekeningen (activa of passiva) en niet op Verlies & Winstrekeningen (baten of lasten). Het is overigens niet verplicht een tweede verslagleggingrekening op te geven, zodat er ook gekozen kan worden voor een vaste koppeling met één rekening.
• Let op: het gebruik van de "Verslagleggingsrekening bij tekenwissel" kan het afdrukken van verslagleggingsrapportage vertragen. Dit geldt voor de tussentijdse verslaglegging en de jaarrapportage in het pakket iMUIS, maar ook voor de individuele verslagleggingsrapporten waarop de verslaglegging wordt afgedrukt (Activa/passiva Winst/verlies rapportage).

• Het aantal regels dat u hier invoert (0 t/m 99), zal op het rapport Kolommenbalans resulteren in een gelijk aantal blanco (beschrijfbare) regels onder de totalen van de grootboekrekening. Hierdoor ontstaat er ruimte op het papier om de grootboeksaldi met de hand van commentaar te voorzien. Als u het getal 0 invoert of geen getal toekent, worden de grootboekrekeningen aaneensluitend afgedrukt.

• Ruimte voor opmerkingen bij deze grootboekrekening. De opmerking kan afgedrukt worden op van toepassing zijnde rapporten.

Dit veld is alleen zichtbaar als in de Basisinrichting van de administratie wordt ingesteld in dat in deze administratie aantallen worden bijgehouden. Raadpleeg eventueel uw accountant / intermediair hierover. 

• Vink deze optie aan voor iedere grootboekrekening die u wilt opnemen in de aantallenadministratie. Alleen van deze rekeningen zullen de aantallen worden afgedrukt op het rapport Grootboek Historische mutaties. In het programma Informatie kunt u de aantallen raadplegen in het scherm van de Grootboek informatie.
• Let op: de aantallen worden vastgehouden t.b.v. historische overzichten en rapportages nadat u eerst dit vinkje heeft ingeschakeld. Vinkt u deze optie achteraf aan, dan worden de aantallen pas vanaf dat moment meegenomen.
• Welke aantallen kunt u bijhouden met iMUIS?
  Tijdens het invoeren van boekingen kan aan elk grootboek een aantal gekoppeld worden (bijvoorbeeld liters of kilo's). U heeft de beschikking over drie aantal velden.  Zo kunt u bijvoorbeeld bij het invoeren van benzinebonnen het aantal liters invoeren, zodat u kunt zien hoe het benzineverbruik ligt ten opzichte van de gereden kilometers. Deze aantallen zijn niet geschikt voor het voeren van een volledige voorraadadministratie. De velden Aantal 2 en Aantal 3 worden vaak gebruikt om gewichten van een mineralenadministratie vast te leggen. U kunt de velden Aantal 2 en Aantal 3 hernoemen naar een term die voor u praktisch is. Dit kunt u per dagboek instellen.
• Budgetten
  Als u ook de module Budgetten geregistreerd heeft, dan kunt u gebruik maken van de mogelijkheid om de aantallen op een grootboekrekening te budgetteren.

Deze optie is alleen beschikbaar als de module Budgetten geregistreerd is
Vink deze optie aan als u aan deze grootboekrekening een budget wilt kunnen toekennen. Het toekennen van het budget kunt u met het programma Budgetten invoeren doen.

• U kunt nu meldingen van budget overschrijding krijgen in het Boekingsprogramma bij boekingen op deze grootboekrekening.
• Het verschil tussen bedrag en budget zal berekend en getoond worden in het programma Informatie.
• De grootboekrekening zal afgedrukt worden op de rapport Grootboek budget en Grootboek periode budgetten.

Vink deze optie uit als aan deze grootboekrekening geen budget wilt toekennen. De grootboekrekening zal dan niet zichtbaar zijn in het programma Budgetten invoeren.

Let op: zodra u deze optie aanvinkt zal KING Finance er van uit gaan dat deze grootboekrekening gebudgetteerd moet worden. U dient nu voor deze grootboekrekening de budgetbedragen in te voeren in het programma Budgetten invoeren invoeren. Als u dat niet doet, dan zal het budget automatisch op 0,00 ingesteld worden.

Er kan met behulp van kostenplaatsen en kostendragers een tweede en derde structuur aangebracht worden in een administratie. Op deze manier heeft u de mogelijkheid een verbijzondering van de boekingen naar aard (bijvoorbeeld resultaat per afdeling) en bestemming (bijvoorbeeld projecten) in de administratie bij te houden. Hoe dit precies in zijn werk gaat, zal bij de betreffende tabellen Kostenplaats en Kostendrager toegelicht worden.

Zowel het nummer van de grootboekrekening (debiteur/crediteur) als de nummers van de kostenplaats en kostendrager worden in het boekingsprogramma in één regel verwerkt. Bestaat er een vaste relatie tussen een grootboekrekening en een kostenplaats/-drager, dan kunt u deze hier vastleggen. Als u tijdens het boeken een grootboeknummer invoert, waaraan een voorkeurkostenplaats/-drager gekoppeld is, dan zal het betreffende nummer direct in de daarvoor bestemde kolom van de boekingsregel geplaatst worden. U houdt daarbij de mogelijkheid om het voorgestelde nummer te wijzigen of te verwijderen.

Er kan met behulp van kostenplaatsen en kostendragers een tweede en derde structuur aangebracht worden in een administratie. Op deze manier heeft u de mogelijkheid een verbijzondering van de boekingen naar aard (bijvoorbeeld resultaat per afdeling) en bestemming (bijvoorbeeld projecten) in de administratie bij te houden. Hoe dit precies in zijn werk gaat, zal bij de betreffende tabellen Kostenplaats en Kostendrager toegelicht worden.

Zowel het nummer van de grootboekrekening (debiteur/crediteur) als de nummers van de kostenplaats en kostendrager worden in het boekingsprogramma in één regel verwerkt. Bestaat er een vaste relatie tussen een grootboekrekening en een kostenplaats/-drager, dan kunt u deze hier vastleggen. Als u tijdens het boeken een grootboeknummer invoert, waaraan een voorkeurkostenplaats/-drager gekoppeld is, dan zal het betreffende nummer direct in de daarvoor bestemde kolom van de boekingsregel geplaatst worden.

Deze optie betreft alleen het handmatig invoeren van boekingsregels in het Boekingsprogramma
Vink deze optie aan als u het invoeren van een kostenplaats wilt verplichten bij een boeking op de geselecteerde grootboekrekening.
Vink deze optie uit als dat niet verplicht is.

Deze optie betreft alleen het handmatig invoeren van boekingsregels in het Boekingsprogramma
Vink deze optie aan als u het invoeren van een kostendrager wilt verplichten bij een boeking op de geselecteerde grootboekrekening.
Vink deze optie uit als dat niet verplicht is.

Vink deze optie aan als u de grootboekrekening wilt tonen in het vereenvoudigd grootboekrekeningschema.
Vink deze optie uit als u de grootboekrekening niet wilt tonen in het vereenvoudigd grootboekrekeningschema.

Werken met een vereenvoudigd rekeningschema
Als in de Basisinstellingen van de administratie is aangegeven dat niet alle grootboekrekeningen getoond moeten worden, dan worden in het overzicht van grootboekrekeningen (op te roepen met [F4] in de boekingsregel) alleen de grootboekrekeningen getoond waarbij dit vinkje aanstaat.
Let op: dit is geen afscherming, maar een hulpmiddel om niet op de verkeerde grootboekrekeningen te boeken. Op de overige rekeningen kan gewoon geboekt worden door het juiste grootboekrekeningnummer in te geven. De accountant/systeembeheerder moet per administratie de te tonen grootboekrekeningen instellen.

Een geblokkeerd tabelitem is niet zichtbaar in de betreffende keuzetabel in andere programma's.

• Vink deze optie aan om de geselecteerde grootboekrekening te blokkeren voor gebruik in KING Finance. KING Finance zal een waarschuwing tonen indien u een geblokkeerde grootboekrekening probeert te koppelen aan een andere tabel of gebruikt in bijvoorbeeld het Boekingsprogramma. Eerder ingevoerde boekingsregels met deze grootboekrekening worden niet benvloed door de blokkering.
• Vink deze optie uit om de blokkering op te heffen.

• Vink deze optie aan om de geselecteerde grootboekrekening te blokkeren voor het handmatig boeken in het Boekingsprogramma. Automatisch gegenereerde boekingen van andere iMUIS programma's (bijv. facturering) worden wel verwerkt. Deze grootboekrekening zal niet zichtbaar zijn in het grootboek keuzevenster.
• Vink deze optie uit om de blokkering op te heffen.

Bij sommige grootboekrekeningen mag er géén btw worden geboekt, bijvoorbeeld een grootboekrekening bankkosten.
Vink deze optie aan om de geselecteerde grootboekrekening te blokkeren voor boekingen met BTW. Bij boekingen met een btw-code, wordt een melding getoond en wordt de btw-code verwijderd.
Vink deze optie uit om de blokkering voor boekingen met BTW op te heffen.

Deze optie is alleen beschikbaar als de huidige administratie een abonneeadministratie is van een profieladministratie is

• Vink deze optie aan om de geselecteerde grootboekrekening te blokkeren voor het ontvangen van profielberichten. Als er in de profieladministratie van deze abonneeadministratie een wijziging plaatsvindt in de geselecteerde grootboekrekening, dan zal deze wijziging NIET doorgevoerd worden in deze administratie.
• Vink deze optie uit om de blokkering op te heffen.

Deze optie is alleen beschikbaar als in deze administratie gebruik gemaakt wordt van de grootboek accountant nummering
Een accountant kan een ander grootboekrekeningschema hanteren dan zijn klanten. Als deze administratie beheerd wordt door een accountant, dan kunt u hier het grootboeknummer, dat de accountant hanteert voor deze grootboekrekening, invullen. De rekeningschema's van klant en accountant kunnen naast elkaar worden afgedrukt op ,rapporten met een selectiemogelijkheid voor Grootboek accountant

Aandachtspunten bij het gebruik van accountantsrekeningen

• Nivo rekeningen hebben geen accountantsrekening (het nivo kan immers niet aangegeven worden).
• Op rapporten waar een subadministratie getoond wordt kan het zijn dat de ranges overlappen, dus deb:10000 en grb:10000 kunnen voorkomen als een 5 cijferig accountantrekeningschema gehanteerd wordt.
• Nivo totalen worden getoond op basis van het eigen rekeningschema. Het kan dus voorkomen dat accountantsrekeningen niet in de juiste volgorde worden weergegeven.

Deze optie is alleen beschikbaar als in deze administratie gebruik gemaakt wordt van de grootboek klant nummering

Als in deze administratie het rekeningschema van de accountant gebruikt wordt, maar er moet een administratie met een afwijkend rekeningschema ingelezen worden, dan kunt u in dit veld het corresponderende rekeningnummer uit de in te lezen administratie vastleggen.

Dit veld is alfanumeriek, om het koppelen van grootboekrekeningschema's uit andere pakketten mogelijk te maken.

AuditFile inlezen naar rekeningschema klant
In combinatie met de module Uitbreiding Financieel kunnen AuditFiles worden ingelezen. Als in de AuditFile een afwijkend rekeningschema wordt gehanteerd, kan de AuditFile snel worden ingelezen, als in dit veld voor alle grootboekrekeningen het afwijkende rekeningschema ingevoerd is.

Vink deze optie aan als de geselecteerde grootboekrekening een "privé rekening" is.

Kies hier hoe de rapportage van deze grootboekrekening moet worden weergegeven:

• Onverdicht - Alle boekingen op deze rekening worden ook afgedrukt.
• Verdicht op beoordelingscode - Per beoordelingscode wordt er op de rapportage een totaal afgedrukt.
• Verdicht - Alle boekingen op deze grootboekrekening worden als één totaal afgedrukt.

NB De privé-rapportage kan alleen in het pakket iMUIS uitgevoerd en afgedrukt worden en (nog) niet met KING Finance.

• Kies Aanschafrekening om aan te geven dat de grootboekrekening een Activa-aanschafrekening is.
  Alleen indien deze optie gekozen is krijgt u toegang tot de overige velden van dit schermdeel.
• Kies Afschrijvingsrekening balans om aan te geven dat de grootboekrekening een Activa-afschrijvingsrekening voor de balans is.
• Kies Afschrijvingsrekening verlies en winst om aan te geven dat de grootboekrekening een Activa-afschrijvingsrekening voor winst en verlies is.
• Kies Herinvesteringsreserve om aan te geven, dat de grootboekrekening door het activa-register gebruikt wordt om herinvesteringen op nieuwe activa te boeken.
• Kies Nee indien deze rekening geen Activa-aanschafrekening is.

Bij een boeking op bovenstaande aanschafrekening wordt de hier ingevulde afschrijvingsrekening automatisch voorgesteld in het programma Activa-register invoeren
Op deze rekening wordt de vermindering van de balanswaarde van het activum geboekt.
>>> Voorbeeld van gebruik van afschrijvingsrekening balans

Bij een boeking op bovenstaande aanschafrekening wordt de hier ingevulde afschrijvingsrekening automatisch voorgesteld in het programma Activa-register invoeren

Op deze rekening worden de afschrijvingskosten van het activum geboekt.
>>> Voorbeeld van gebruik van afschrijvingsrekening winst en verlies

Vul hier de grootboekrekening voor de herinvesteringsreserve in. Het bedrag op deze rekening wordt handmatig opgeboekt. Bij het invoeren van een activum kunt u ervoor kiezen om een deel van het activum te betalen vanuit de herinvesteringsreserve. De journaalpost die hieruit voortvloeit wordt automatisch op deze rekening geboekt.

De grootboekrekening in dit veld wordt automatisch voorgesteld in het programma Activa invoeren - tabblad Financieel - veld Rekening herinvesteringsreserve, indien u een nieuw activum invoert op bovenstaande Aanschafrekening.

De herinvesteringsrekening dient een activa of passiva rekening te zijn. KING Finance controleert daarop bij het invoeren van de rekening.

KING Finance zal bij het invoeren van een nieuw activum het nummer automatisch voorstellen. Omdat het handig is om soortgelijke activa te groeperen in het activa-register, kunt u in dit veld een nummer invoeren vanaf welke de activa op deze aanschafrekening opgenummerd moeten worden. KING Finance kiest dan het eerste vrije nummer vanaf het nummer dat hier ingevuld is. U kunt dus bij verschillende aanschafrekeningen een eigen nummering hanteren.

De afschrijvingsmethode in dit veld wordt automatisch voorgesteld in het programma Activa invoeren - onderdeel Activa - veld Afschrijvingsmethode, indien u een nieuw activum invoert op bovenstaande Aanschafrekening.

De termijn, waarop het activum moet worden afgeschreven,  wordt automatisch voorgesteld in het programma Activa invoeren - onderdeel Activa - veld Termijn, indien u een nieuw activum invoert op bovenstaande Aanschafrekening.

De looptijd van het activum wordt automatisch voorgesteld in het programma Activa invoeren - onderdeel Activa - veld Looptijd in jaren, indien u een nieuw activum invoert op bovenstaande Aanschafrekening.

• RGS Referentiecode raadplegen of wijzigen
  Kies hier de code volgens het Referentie Grootboekschema (RGS). Deze codes kunnen (bijvoorbeeld) worden gebruikt bij digitale rapportages.
  • RGS Info velden
    De velden 'Nr', 'Referentie Omslagcode' en 'Omschr omslagcode' zijn alleen ter informatie en worden automatisch gevuld vanuit de gekozen RGS referentiecode.
• Geen RGS aanwezig in de administratie?
  Indien de tabel RGS referentiecode leeg is, kan met iMUIS op de server het Referentie grootboekschema worden ingelezen. Raadpleeg hiervoor uw accountant of systeembeheerder.

Vink deze optie aan om deze grootboekrekening te markeren als tussenrekening voor Transitorische boekingen. Als deze rekening gebruikt wordt in het Boekingsprogramma, dan zal het Boekingsprogramma vragen of het programma "Verdelen transitorische boekingen" gestart moet worden. De gegevens uit de nieuw ingevoerde boekingsregel worden daarbij meegenomen.

De geselecteerde grootboekrekening mag geen sluitrekening, nivorekening, vjprekening of activarekening zijn

• Met deze grootboekrekening naar een andere administratie boeken
  Vink deze optie aan om de geselecteerde grootboekrekening te markeren als rekening courant grootboekrekening. Als deze grootboekrekening wordt gebruikt om rekening courant boekingen vanuit deze administratie naar een andere administratie door te boeken, dan dient u ook de andere administratie op te geven waarin de rekening courant boekingen gemaakt worden en de grootboekrekening die in de  andere administratie als tegenrekening wordt gebruikt. Als deze rekening gebruikt wordt in het Boekingsprogramma, dan zal in het Boekingsprogramma het dialoogvenster "Rekening courant boeking" getoond.
• Deze grootboekrekening als tegenrekening voor "ontvangen" rekening courant boekingen gebruiken
  Als deze grootboekrekening wordt gebruikt om rekening courant boekingen te ontvangen van een andere administratie, dan dient u alleen het veld "Rekening courant" aan te vinken. De velden "Administratie rekening courant" en "Tegenrekening in rekening courant administratie" dient u in dit geval leeg te laten.

Let op: vul dit veld alleen in als er rekening courant boekingen vanuit deze administratie naar een andere administratie geboekt moeten worden
Vul hier handmatig het nummer in van de privé-administratie, waarin rekening courant boekingen uit de huidige administratie gemaakt moeten worden.

Let op: vul dit veld alleen in als er rekening courant boekingen vanuit deze administratie naar een andere administratie geboekt moeten worden
De ingevoerde grootboekrekening mag geen sluitrekening, nivorekening, vjprekening of activarekening zijn
Vul hier handmatig de grootboekrekening van de andere administratie in, die gebruikt wordt als tegenrekening voor rekening courant boekingen vanuit deze administratie.

Vink deze optie aan als deze grootboekrekening gebruikt wordt om werkkosten boekingen te registreren. Het invoeren van een dossiercode is dan verplicht. De verplichting bestaat omdat het rapport Werkkostenregeling een onderscheid moet kunnen maken tussen boekingsregels die wel en boekingsregels die niet voor de werkkostenregeling moeten worden meegeteld. U dient dit apart in te stellen voor iedere betreffende grootboekrekening.

Geef hier het dossier op dat moet worden voorgesteld als deze grootboekrekening in een boekingsregel wordt ingevoerd.

Gebruik deze functionaliteit bijvoorbeeld voor de werkkostenregeling. Als u boekt op een grootboekrekening die is ingesteld voor de werkkostenregeling, dan is het invoeren van een dossier verplicht. Door in dit veld alvast een voorkeursdossier op te geven zal iMUIS het dossier automatisch in de boekingsregel invoeren. Als dat nodig is kan het voorgestelde dossier in de boekingsregel gewijzigd worden.

Dit veld is onderdeel van de module Notaris
Indien u gebruik maakt van Quantaris, dan kunt u in dit veld het corresponderende Quantas Groep-nummer voor deze grootboekrekening invullen.

Dit veld is onderdeel van de module Notaris
Indien u gebruik maakt van CBB Rapportage, dan kunt u in dit veld de CBB-code voor deze grootboekrekening invullen.

Rekeningen worden gladgeboekt met behulp van het programma Jaaraansluiting
Het draaien van de jaaraansluiting zorgt er voor, dat geselecteerde grootboekrekeningen worden gladgeboekt

• Als de module Gladboeken grootboek is geregistreerd en er grootboekrekeningen zijn geselecteerd waarvan het saldo moet worden gladgeboekt, dan zullen de betreffende overboekingen in periode 0 van het volgende jaar geplaatst worden. Op de beginbalans van het volgende jaar zullen de rekeningen dan automatisch op nul lopen. Mochten er na de jaaraansluiting nog boekingen plaatsvinden op grootboekrekeningen die gladgeboekt moeten worden, dan kunt u het programma Jaaraansluiting nogmaals uitvoeren. Het dan actuele saldo zal dan worden gladgeboekt.
• Rekeningen NA de jaaraansluiting (met terugwerkende kracht) gladboeken
  Om rekeningen glad te boeken nadat de jaaraansluiting gedraaid is, dient u een boeking in te voeren op de betreffende grootboekrekening in het eerste jaar waarvoor dit van toepassing is. Daarna draait u de jaaraansluiting opnieuw. Als u geen boeking maakt, dan zal iMUIS geen verschil constateren in het voorgaande jaar en de jaaraansluiting niet uitvoeren.
• Let op: In combinatie met module Samenstellen rekeningschema dient de hier ingestelde rekening niet gekoppeld te worden aan een SBI-code. Rekeningen die worden glad geboekt moeten deel uit maken van het standaard schema.

Afletteren
* Deze optie is beschikbaar als de module Grootboek Afletteren in iMUIS op de server geregistreerd is.
* Het afletteren kan alleen in iMUIS op de server uitgevoerd worden.
* De geselecteerde grootboekrekening mag geen nivorekening zijn. Op een nivorekening kunnen geen mutaties geboekt worden

• Vink deze optie aan om deze grootboekrekening te tonen in het programma Grootboek Afletteren in iMUIS op de server. De mutaties op deze grootboekrekening kunnen dan afgeletterd worden.
• Vink deze optie uit om deze grootboekrekening niet te tonen in het programma Grootboek Afletteren. De mutaties op deze grootboekrekening kunnen niet afgeletterd worden.
• Grootboekrekeningen afletteren
  De module Grootboekrekeningen Afletteren is bedoeld om snel inzicht te krijgen in het ontstaan van een saldo op grootboekrekeningen. De mutaties op de grootboekrekening kunnen worden afgeletterd, totdat de mutaties die het saldo van de rekening bepalen overblijven. Een voorbeeld van een grootboekrekening waarbij deze werkwijze toegepast kan worden is de grootboekrekening Kruisposten (grb. 1090 in de iMUIS demo-administratie).